Base de realización: para ciertas partidas de
Inventario, tales como las mercancías o materias
primas desactualizadas, o las recogidas a clientes, puede no
ser determinable un valor de compra o reposición en el
mercado y tal vez sea necesario aceptar, como un valor
estimado de mercado el probable precio de venta, menos todos
los posibles costos en que ha de incurriese para
reacondicionar las mercancías o materia prima y
venderlas con un margen de utilidad razonable.
Teniendo como premisa lo anteriormente dicho podemos
decir que los principales métodos de valuación de
Inventarios son los siguientes:
Costo Identificado
Costo Promedio
Primero en Entrar, Primero en Salir o
"PEPS"Ultimo en entrar, Primero en Salir o
"UEPS"Método Detallista.
3.13. GLOSARIO DE
TÉRMINOS
INVENTARIO: Bienes tangibles que se tienen
para la venta en curso ordinario del negocio o para ser
consumido en la producción.ALMACEN: Operaciones y actividades necesarias
para suministrar los materiales y equipos en condiciones
óptimas de uso y con oportunidad de manera de evitar
paralizaciones por falta de ellos o inmovilizaciones de
capitales por sobre existenciaSISTEMA DE INVENTARIO: Es la serie de
políticas y controles que monitorean los niveles de
inventario y determinan los niveles que se deben mantener, en
el momento en que las existencias se deben reponer y el
tamaño que deben tener los pedidos.PLANIFICACION: son un conjunto de pasos que
se establecen inicialmente, haciendo uso de las diferentes
expresiones y herramientas con que cuenta la
planeación. La planificación ejecuta los planes
desde su concepción, y si es el caso se encarga de la
operación en los diferentes niveles y amplitudes de la
planeación.
La planificación es la parte que
opera la ejecución directa de los planes, que serán
realizados y vigilados de acuerdo al planteamiento
señalado durante el proceso de
planeación.
CODIFICACION: es el método que permite
convertir un carácter de un lenguaje natural en un
símbolo de otro sistema de representación, como
un número, serial o una secuencia de pulsos
eléctricos en un sistema electrónico, aplicando
normas o reglas de codificación.ABASTECIMIENTO: proveer los insumos
necesarios para satisfacer las necesidades de la empresa
cuidando los tiempos de entrega de los proveedores y los
niveles de inventario de insumos.DISTRIBUCIÓN: custodiar insumos y
producto terminado, hacerlo llegar a los Clientes y/o a su
red de distribución, que puede incluir otros almacenes
o Centros de Distribución o no.SUMINISTRO: La parte del suministro se
concentra en cómo, dónde y cuándo se
consiguen y suministran las materias primas para
fabricación de los productos terminados.
Doctrinariamente, podemos definir al Suministro como un
contrato de ejecución o tracto sucesivo,
periódico y continuo destinado a la entrega de bienes
materiales, en la que el proveedor está obligado a
entregar continua o periódicamente bienes y la persona
que los recibe a pagar el precio. Todo este proceso
será durante un tiempo determinado o cuando el
suministrado según sus necesidades las solicite.TECNOLOGIA: Conjunto de teorías y de
técnicas que permiten el aprovechamiento
práctico del conocimiento científico. Esta
acepción asimila la tecnología a ciencia
aplicada o tecno-ciencia. También se puede decir que,
es el conjunto de conocimientos que permiten construir para
adaptar el medio y satisfacer nuestras
necesidades.COSTO: suma de esfuerzos y recursos que se
han invertido para la fabricación de un producto o la
prestación de un servicio.EFICACIA: es la capacidad de alcanzar el
efecto que espera o se desea tras la realización de
una acción.EFICIENCIA: se refiere al uso racional de los
medios para alcanzar un objetivo predeterminado (es decir,
cumplir un objetivo con el mínimo de recursos
disponibles y tiempo).SEGUIMIENTO: Observar atentamente el curso de
lo que se está realizando, para manejar la
situación con las diligencias conducentes para su
logro.RENTABILIDAD: se refiere a obtener más
ganancias que pérdidas en un campo determinado. En el
proyecto de inversión de una empresa pueda generar
suficientes beneficios para recuperar lo invertido y la tasa
deseada por el inversionista.REPUESTOS: Son piezas o partes internas de la
maquinaria que se utilizan en el momento en que éstas
se dañen o requieran ser reemplazadas para evitar
fallas imprevistas que puedan causar la parada de la planta o
de la actividad que se esté ejecutando en un momento
determinado.
CAPÍTULO IV
Marco
metodológico
En este capítulo se presenta la
metodología a utilizar para la realización del
proyecto, especificando el diseño de la
investigación, la identificación de la
población y muestra a evaluar, los instrumentos
disponibles y finalmente se especifica el procedimiento a seguir
para el cumplimiento del estudio.
4.1. DISEÑO DE LA
INVESTIGACIÓN
Al detallar el marco donde se realiza el proyecto, el
procedimiento y estrategias que guíen el desarrollo del
mismo, se precisa que la investigación base para el
Diseño un Sistema de Control de gestión de PIAR
COLOR GUAYANA C. A., sigue los lineamientos de un Diseño
No Experimental, esto debido a que no existe una
manipulación deliberada de variables, sino que se
observará y detallará la situación existente
en el ambiente de trabajo.
De esta forma, se logró analizar la
metodología de trabajo y los fenómenos asociados a
ésta, en su contexto natural y sin la alteración de
las variables involucradas en los procesos, lo cual
permitió una propuesta de soluciones y mejoras, que
contribuyeron a los objetivos planteados.
4.2. TIPO DE INVESTIGACIÓN
Es importante tener una visión clara de
cómo se realizó el estudio, por ello de acuerdo a
los diferentes tipos de investigación, se consideraron
como los más acertados al objetivo general los
siguientes:
Primeramente según la estrategia de
recolección de datos a cumplir, la investigación es
del tipo De Campo, dado que la información fue obtenida al
presente y en el sitio donde se genera, es decir, la data con que
se sustentó al proyecto fue recolectada en el ambiente de
trabajo donde se desarrolla, la empresa PIAR COLOR GUAYANA C.
A.
En este sentido, el Manual de Trabajos de Grado de
Especialización y Maestría y Tesis Doctorales
(2006) indica que "Se entiende por Investigación de Campo,
el análisis sistemático de problemas en la
realidad… Los datos de interés son recogidos en
forma directa de la realidad; en este sentido se trata de
investigaciones a partir de datos originales o primarios" (p.
18).
Sin embargo, no se puede obviar a los datos
históricos, dado que estos sirven como información
de análisis para las tendencias de la empresa, la demanda
que presenta y el comportamiento de las diferentes variables
involucradas en los procesos, por lo cual la investigación
también es considerada del tipo Documental. El Manual de
Trabajos de Grado de Especialización y Maestría y
Tesis Doctorales (2006) que enuncia que "Se entiende por
Investigación Documental, el estudio de problemas con el
propósito de ampliar y profundizar el conocimiento de su
naturaleza, con apoyo, principalmente, en trabajos previos,
información y datos divulgados por medios impresos,
audiovisuales o electrónicos" (p. 20).
Por otra parte, Tamayo y Tamayo (2002) manifiestan que
una investigación descriptiva "Comprende la
descripción, registro, análisis e
interpretación de la naturaleza actual, y la
composición o procesos de los fenómenos…
trabaja sobre realidades de hecho, y su característica
fundamental es la de presentarnos una interpretación
correcta" (p. 46), de acuerdo a esto, el estudio efectuado aplica
al tipo descriptivo, porque se requiere la descripción y
diagnóstico de la situación presente en la empresa,
para poder realizar una interpretación adecuada de los
hechos que conlleve al diseño del Sistema de Control de
Gestión.
4.3. UNIDAD DE ANÁLISIS
Es necesaria la definición de las unidades de
estudio, debido a que mediante esta delimitación se
lograron adecuar los análisis de trabajo e
información a la aplicabilidad del estudio y de los
objetivos previamente definidos.
4.3.1 POBLACIÓN
Valera Ibarra (1996) expresa que la población "es
el conjunto completo de individuos, objetos o medidas que poseen
alguna característica como observable" (p. 38).
Para este estudio la población está
representada por todos los procesos desempeñados en el
almacén de la empresa PIAR COLOR GUAYANA C. A., ya que el
estudio concierne a todas las actividades, desde el punto de
vista de la gestión de los procesos productivos.
Además incluye a sus procesos, maquinarias,
tecnologías y equipos relacionados al desarrollo del
trabajo en el ambiente estudiado.
4.3.2 MUESTRA
Salkind, Escalona y Valdés Salmerón
(1998), mencionan que "si no es posible someter a prueba a todos
los miembros de la población, la única
opción es seleccionar una muestra, un subconjunto de la
población" (p. 96). Sin embargo, en este caso fue posible
aplicar la investigación a todos los entes relacionados
con los procesos y procedimientos a evaluar, por lo que la
muestra coincide con la población.
4.4. TÉCNICAS Y/O INSTRUMENTOS DE
RECOLECCIÓN DE DATOS
Considerando lo mencionado por Hurtado de B. (2007) se
tiene que las técnicas de recolección de datos
están directamente relacionadas con los instrumentos. A
través de éstas se logra determinar el cómo
se va a recabar la información necesaria para el logro de
los objetivos y qué instrumentos son los más
apropiados.
De modo que para la realización de este estudio,
se estimó como técnica de recolección de
datos más apropiada a la Observación directa, dado
que es necesaria la observación de cómo se llevan a
cabo las actividades y operaciones diarias, en donde se enmarca
el trabajo. De igual forma permitió el diagnóstico
de la realidad vivida por los operarios y las unidades
administrativas durante el lapso del estudio.
En relación a la técnica, Eyssautier de la
M. (2006) expresa que "La observación directa consiste en
interrelaciones de manera directa con el medio y con la gente que
lo forman para realizar los estudios de campo" (p. 96)
Rojas de Narváez (1997) en torno a los
instrumentos de recolección de datos o información
expresa lo siguiente:
Por instrumento para recolectar datos o
información para una investigación se
entenderá todos aquellos medios, herramientas, recursos,
métodos, modelos, técnicas o implementos, tales
como: cuestionarios (encuestas, pruebas, entrevistas, test),
utensilios (herramientas), aparatos, mecanismos, dispositivos,
máquinas, equipos, materiales, modelos, sistemas,
programas o paquetes de computación u otros objetos que el
investigador elabora, selecciona, adapta, produce o crea para
efecto de estudio; con el fin de obtener los datos e
información de acuerdo con el diseño de la
investigación que se planteó. (p.
157)
De acuerdo a esto, en el estudio se utilizaron los
siguientes instrumentos de recolección de datos e
información.
4.4.1 ENTREVISTAS NO ESTRUCTURADAS
Se realizaron entrevistas de orden general, para la
obtención de información básica y clave para
la investigación, a su vez esto permitió la
evaluación y diagnóstico de la situación
actual que se presenta en la empresa.
4.4.2 ANÁLISIS DOCUMENTAL
BIBLIOGRÁFICO
Se consultaron libros y trabajos publicados relacionados
con la teoría básica y metodología de
trabajo aplicadas en los procedimientos de trabajo por parte del
personal de la empresa. El análisis de estos documentos
tuvo por finalidad realizar un estudio más profundo de la
información recogida en las entrevistas.
4.3 FUENTES SECUNDARIAS
Debido a que fue necesaria la revisión de la
documentación existente en la empresa y el análisis
de ésta se estimó vital el uso de fuentes
secundarias, Pineda, E.B., De Alvarado E.L. y Canales, F.H.
(1994), se refieren a la fuente secundaria como "… la
información que se obtiene de documentos de diferentes
tipos… Se le denomina así porque la
información de los sujetos en estudio se obtiene en forma
indirecta" (p. 108).
4.4 HERRAMIENTAS COMPUTACIONALES
Para el óptimo análisis de la data se
consideró necesaria la utilización de equipos
computacionales con programas de procesamiento de texto,
cálculo y gráficos, como lo son Microsoft Word,
Microsoft Excel, Microsoft Project, todos los mencionados se
desempeñan bajo el ambiente Windows.
4.5 RECURSOS
a) Recursos Físicos
Block de Notas.
Bolígrafos.
Computadoras.
Cámaras fotográficas.
Hojas Papel Tamaño Carta.
Impresoras.
Lápices.
b) Recursos Humanos
Un asesor industrial: Ingeniero
Industrial.Un asesor académico: Ingeniero
Industrial.Un investigador: Pasante de Ingeniería
Industrial.Personal operativo.
Personal administrativo.
4.5. PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO
El procedimiento para el desarrollo efectivo de la
investigación fue el siguiente:
1) Realización un recorrido por las
instalaciones de la empresa, haciendo mayor énfasis en
el área de almacén.2) Recopilación toda la
información técnica pertinente al tema de
investigación.3) Diagnostico de la situación actual
del almacén por medio de la observación directa
y revisión de información previamente
recolectada de la empresa.4) Revisión el inventario de las
pinturas y productos para pintar del almacén,
además verificar la existencia y estado de los
mismos.5) Establecimiento de un código con la
descripción de cada material y repuesto del
almacén.6) Planteamiento de una distribución
para cada pintura o producto para pintar en el almacén
tomando en cuenta la clasificación
realizada.7) Ubicación cada repuesto o material
del almacén según una distribución
previa8) Realización de flujogramas de los
procesos de gestión interna involucrados con
inventario del almacén.9) Análisis los procesos de
gestión interna de inventario, incluyendo compra y
venta de pinturas y productos para pintar.10) Proposición de un sistema de control
para la gestión del inventario de almacén de
pinturas y productos para pintar de PIAR COLOR GUAYANA C.
A.
CAPITULO V
Situación
actual
En el presente capitulo se describe la situación
actual de la Empresa PIAR COLOR GUAYANA C. A.,
específicamente en el área de almacén de
pinturas y productos para pintar.
5.1. DIAGNOSTICO
El almacén de pinturas y productos para pintar de
PIAR COLOR GUAYANA C. A., ha venido realizando las actividades y
labores de gestión de inventario rigiéndose por
actividades manuales debido a que dicha empresa fue aperturaza en
el año 2009, por lo tanto, es notable que su servicio en
este sentido se encuentra bastante desactualizado.
Aunque las actividades dentro de la empresa se hayan
estado realizando cumpliendo con algunas normas del Manual de
Aseguramiento de la Calidad, el almacén presenta
deficiencias en lo concerniente al tema de inventario ya que es
totalmente manual, debido a que se archiva en formatos, los
cuales pueden ser manipulados por los encargados a realizar el
inventario.
El tiempo en que se aplica la programación del
inventario es semestral, periodo que para la actualidad se
considera muy amplio, debido a la variación que pueden
presentar los costos de las pinturas y productos para pintar bien
sea desde el punto de vista de incremento o reducción,
afectando así las nuevas recepciones, de igual forma el
costo de mantenimiento, el estado físico de las pinturas,
las nuevas exigencias de parte de los clientes con innovaciones o
mejoras de los productos que están a la venta.
La empresa realiza el proceso de compra y venta al igual
que el proceso de inventario de manera manual y con el uso de
formatos que luego serán archivados, generando en muchos
casos problemas administrativos y fallas en las actividades que
realizan, dando como resultado una información que no es
totalmente confiable para los propietarios de la
empresa.
Asimismo PIAR COLOR GUAYANA C. A., no cuenta con un
software específico para controlar la entrada y salida de
pinturas y productos para pintar, es decir, que al momento de
facturar o al ingresar los materiales solo quedan constancias en
físico de la operación realizada, generando esto
más trabajo al personal y aumentando las posibilidades de
cometer errores que perjudiquen el proceso del inventario y
cuentas económicas, además de no tener una base de
datos segura con la cual se puedan comprobar que los datos que
arroja la realización de un inventario en el
almacén sea el correcto.
5.2. STATUS DE PINTURAS Y PRODUCTOS PARA
PINTAR
En el área de almacén se encuentra un
total aproximado de ciento cuatro mil trescientos sesenta y dos
(104362) pinturas y productos para pintar de los cuales dos mil
trescientos setenta y uno (2371) están descritos en
kilogramos y tres mil ciento cincuenta y seis (3156) están
descritos en metros y el resto esta descrito en unidades, con un
previo estudio y la ayuda del personal encargado del
almacén para la verificación de las condiciones de
las pinturas y productos para pintar, adicionando el aporte en
resultados obtenidos por medio de técnicas como la
observación directa y entrevistas se evidencio
que:
El 9,89% de estas pinturas y productos para pintar,
representan la cantidad total de diez mil trescientos
veinticuatro (10324) productos que se encuentran en un status
deficiencia para la venta al público, debido a
defectos tales como oxidación, mal funcionamiento,
descomposición, sistemas de encendidos, fracturas u
obsolescencia.Sin embargo un 8,39% de las pinturas y productos
para pintar que se encuentran defectuosos, es decir la
cantidad de ocho mil setecientos cincuenta y seis (8756) se
puede recuperar para ser vendido al público, con
mantenimientos y diagnósticos de las fallas que
presenten y puedan ser reparadas, siempre y cuando este no
supere el costo de venta del material.
Por lo tanto el porcentaje de materiales y repuestos que
cumple con las condiciones y características para la venta
al mercado es de un 98,5%, porcentaje que se comprobó
mediante una lista de pinturas y productos para pintar que fueron
evaluados, determinando el estado físico de los
materiales, clasificados en perfección, deterioro y mal
estado.
5.3. CODIFICACION Y CLASIFICACION
Los materiales y repuestos que se encuentran en el
almacén de la empresa PIAR COLOR GUAYANA C. A., carecen en
su totalidad de códigos que lo identifiquen y esto debido
a que no se cuenta con un software que requiera de una
codificación por material.
Mientras que por el tema de la clasificación si
es conocida la teoría de una clasificación de
pinturas y productos para pintar por parte del personal que se
encuentra laborando en la empresa, esta información se
obtuvo por medio de entrevistas realizadas, pero la misma no es
puesta en práctica debido a los factores
distribución, ubicación y espacio los cuales no son
utilizados de manera correcta y para el provecho de la
empresa.
5.4. DISTRIBUCION
La distribución física de los materiales
no es la correcta debido al factor antes mencionado que es la
clasificación de los productos por características
de cada uno, debido a que esto no se aplica pueden existir
accidentes laborales, desconcentración, fatiga, demoras
por las búsquedas de los productos solicitados para la
compra y venta y al momento de realizar inventarios, entre
otros.
Es importante mencionar que el espacio del
almacén es adecuado, mientras que la distribución
de la estantería en ese espacio no es de provecho, dando
como resultado que no se de un buen uso del espacio con el que se
cuenta, por esto se recomienda la reorganización de la
estantería para maximizar los niveles de servicios de la
empresa, desde el punto de vista de áreas y dimensiones,
hasta la imagen expuesta ante el público. En la figura 2
se presenta un plano actual de la distribución de planta
del área de almacén de la empresa PIAR COLOR
GUAYANA C. A:
Figura 2. Plano Actual de la
Distribución del Área de Almacén.
Fuente: Autor
5.5. COMPRA Y VENTA
El proceso de Compra y Venta de pinturas y productos
para pintar implica el traslado de estos hasta el lugar
correspondiente, bien sea el área de almacén o al
área de despacho de la empresa. Para esto se cuenta con un
personal fijo y capacitado de acuerdo a las
características de ejecución de servicios, avalando
así las actividades realizadas.
El proceso de compra de pinturas y/o productos para
pintar actual de la empresa PIAR COLOR GUAYANA C. A., comienza
cuando se reciben los productos, la nota de entrega y los
certificados de calidad. Una vez comprobada su calidad, se
registran en formatos, almacenan las pinturas y/o productos para
pintar y se archivan los documentos.
El proceso de venta inicia con la presentación de
ofertas que se realizan a los clientes actualmente en la empresa
PIAR COLOR GUAYANA C. A. se hacen por licitaciones o
cotizaciones, donde se retira la solicitud de oferta, para ser
revisada y tomar la decisión de ser aprobada o no, de ser
aprobado se realizan una serie de pasos para elaborar la oferta y
presentarla al cliente, de no ser aprobada culmina el
proceso
El siguiente paso al presentar la oferta es el
suministro de pinturas y productos para pintar en donde se
formaliza la venta, se revisan cada uno de ellos, se factura y se
recibe el pago si así es el caso
5.6. SISTEMA DE INVENTARIO
PIAR COLOR GUAYANA C. A., como ya se menciono
anteriormente no cuenta con un sistema de inventario, este
proceso se lleva a cabo por medio de formatos y de manera manual
para luego ser archivados, a continuación se describe el
proceso de control de inventario actual de la empresa.
El proceso de control tiene como objetivo fundamental
determinar la cantidad de productos (Pinturas y productos para
pintar) defectuosos y en buen estado del almacén. El
alcance de este control de inventario se inicia con la
elaboración de un programa de inventario y termina cuando
se realiza el inventario y se gestiona la incorporación de
productos.
CAPITULO VI
Situación
propuesta
En este capítulo se exponen las oportunidades de
mejoras consideradas para el diseño de un Sistema de
Inventario en el área de almacén de pinturas y
productos para pintar de la Empresa PIAR COLOR GUAYANA C. A., con
el que se busca evaluar y controlar el desempeño de la
gestión de esté.
6.1. CODIFICACION Y CLASIFICACION
Las pinturas y productos para pintar fueron codificados
una vez realizado un estudio a los mismos sobre las
características, especificaciones, normas, tamaños,
entre otros. La codificación de cada material y repuesto
será definida por una nomenclatura, y se realizo con todos
los productos que se encontraban en el almacén de PIAR
COLOR GUAYANA C. A., los cuales son: pinturas, productos para
pintar, equipos para pintar y ferreterías. A
continuación se menciona unas descripciones de dichos
productos, para luego explicar la codificación que se
aplico a cada uno y el respectivo significado. (El resto las
codificaciones para los materiales y repuestos podrán ser
observadas en el apéndice A)
Lijas:
1. Descripción del producto: LIJA d/agua
de 100 gr. 3M.2. Descripción de Código: marca
del producto – Tipo de producto – características del
producto.3. Código: 3M-LIJ-010
Masillas:
1. Descripción del producto: masilla
liviana dynatron xtra grip (gal) 3M.2. Descripción de Código: marca
del producto – Tipo de producto – características del
producto.3. Código: 3M-MAS-020
La clasificación de las pinturas y productos para
pintar de PIAR COLOR GUAYANA C. A., se conoce pero no se aplica,
a partir de estos conocimientos que ya se tienen sobre el tema se
aplicaron una serie de modificaciones y reestructuración
al modelo para así tener una mejor clasificación y
ubicación en sus categorías de materiales y
repuestos en el almacén, a continuación se presenta
el nuevo modelo de clasificación después de
aplicadas algunas mejoras. (Ver tabla 1)
Tabla 1. Clasificación
Propuesta de las pinturas productos para pintar
CLASIFICACIÓN | MATERIALES |
Pinturas |
|
Productos Para Pintar |
|
Equipos Para Pintar |
|
Ferretería |
|
Fuente: Autor
DISTRIBUCION
En la distribución de planta existen
lineamientos, principios y técnicas generales que, si se
aplican, pueden conducir a una distribución eficiente por
eso se recomienda la modificación de las instalaciones
físicas del área de almacén de la empresa de
PIAR COLOR GUAYANA C. A., con el fin de lograr la mayor
eficiencia al combinar los recursos empleados.
La importancia de esta modificación del
almacén de la empresa es arrojar cambios considerables en
los aspectos del costo de manejo de materiales y mantenimiento,
motivación del empleado, administración del espacio
y satisfacer necesidades futuras.
A continuación en la figura 3 se presenta la
reorganización propuesta en el almacén,
tomándose en cuenta las actividades primarias que se
realizan, las actividades asociadas, espacio, segregación,
acceso y control, comunicación, servicios básicos,
entre otros.
Figura 3. Plano Propuesto de
Redistribución del Almacén
Fuente: Propia
Una vez propuesta la nueva distribución del
almacén, se da paso a la nueva distribución de las
pinturas y productos para pintar que se encuentran en el
almacén de PIAR COLOR GUAYANA C. A., en donde se ordenaran
en la estantería según una clasificación de
materiales y repuestos que fue planteada previamente, se acota
que los estantes tienen la característica de ser doble con
una separación en su división de 1,00 m
aproximadamente.
La enumeración de los estantes es del 1 al 5,
donde los primeros 3 son para aquellas de las pinturas y
productos para pintar que tienen mayor salida al mercado y
necesitan de mayor rapidez en su ubicación y despacho. Su
distribución en la estantería por
clasificación de las pinturas y productos para pintar
será la siguiente:
Tabla 2. Materiales Distribuidos
en las Estanterías por Clasificación.
ESTANTE | MATERIALES POR | ||
1 | Pinturas | ||
2 | Pinturas | ||
3 | Productos Para Pintar | ||
4 | Equipos Para Pintar | ||
5 | Ferretería | ||
Fuente: Autor.
6.3. COMPRA Y VENTA
La gestión de compra y venta de la empresa PIAR
COLOR GUAYANA C. A., fue evaluada y analizada por lo que se
plantean un nuevo proceso de gestión para así
evitar demoras, problemas administrativos y otros errores que se
puedan presentar, esto gracias a la instalación de un
software como el sistema MANTIS, que se deja a criterio de los
propietarios el uso de este o uno similar que pueda cumplir con
las funciones definidas, y de esta manera el proceso es
más confiable para sus propietarios y aporta a la mejora
del proceso inventario y su eficiencia.
El proceso de compra de las pinturas y productos para
pintar a los proveedores se propone de la siguiente manera:
Inicia con la verificación del stock de materiales y
repuestos en el sistema, se estudia la cantidad de pinturas y
productos para pintar que han sido vendido para realizar un
listado de las posibles pinturas y productos para pintar que se
requieren en el almacén. Esta información es
verificada en el almacén, si es necesario se actualiza o
modifica el listado según lo observado, se realiza una
orden de compra y de esta manera se procede a realizar el pedido
a los proveedores de las pinturas y productos para pintar que
realmente se necesita, luego se espera a la llegada de los
mismos, se reciben las pinturas y productos para pintar y
posteriormente se da el proceso de recepción de pinturas y
productos para pintar.
El proceso de recepción de las pinturas y
productos para pintar inicia con la llegada de los mismos a la
empresa, donde se reciben y se verifican con la factura entregada
al momento de la compra y la orden de compra, luego es verificado
el estado y cantidad exacta de las pinturas y productos para
pintar, de estar conforme se procede a codificar las pinturas y
productos para pintar para ser ordenados en su estantería
según cuál sea su clasificación, posterior a
esto se asigna el costo a cada uno y se ingresa al sistema para
su venta. De no estar conforme se realiza una carta de reclamo
especificando lo que no se aceptara y se anexa una copia de la
orden de compra y factura y se recibe lo que se esté en
conformidad.
El proceso de venta de pinturas y productos para pintar
por mostrador en la empresa se inicia cuando un cliente solicita
una pintura y un producto para pintar, y se verifica que este se
encuentre en existencia en el almacén de la empresa desde
el sistema, de encontrarse se da el precio, si no decide comprar
finaliza el proceso; si decide comprar se ubica y se muestra al
cliente la pintura y el producto para pintar que solicito, se
factura en el sistema y se entrega el mismo junto con su factura
al cliente.
El proceso de cotización a clientes, inicia al
recibir una solicitud del cliente y se verifica su existencia por
sistema o en el stock del almacén, si no se encuentra se
realiza el proceso de compra de las pinturas y productos para
pintar inexistentes en almacén; de encontrarse en
existencia se envía los precios al cliente, si no se
aprueba finaliza el proceso; de aprobarse se solicita la orden de
compra y se verifica que el cliente posea crédito, de no
poseer se realiza la factura, para luego enviar el producto con
su factura original, archivar la orden de compra, y se realiza un
seguimiento de cobranza y por último se descarga el pago
al sistema. Si el cliente posee crédito, se le
envía número de cuenta a depositar,
administración verifica el pago y se recibe el recibo de
depósito por fax o correo, administración procede a
sellar y firmar el recibo, se realiza la factura para luego
enviar dicho producto con su factura original, archivar la orden
de compra, y se realiza un seguimiento de cobranza y por
último se descarga el pago al sistema.
Por último el proceso de compra de las pinturas y
productos para pintar en almacén inicia al cliente
solicitar un producto y se verifica por sistema y en el
almacén que no existe el mismo, aquí se procede a
contactar distintos proveedores, solicitan el precio a cada uno y
se selecciona la mejor opción, para realizar la orden de
compra y se envía a administración para ser firmada
y sellada, luego se envía la orden de compra al proveedor,
se realiza el pago del producto, envían recibo o
comprobante de pago, esperan la llegada del mismo, reciben el
mismo y enseguida se da el proceso de recepción de
materiales y/o repuestos.
A cada uno de los procesos que fueron descritos
anteriormente se le realizaran los flujogramas para representar
gráficamente las distintas operaciones que componen dichos
procedimientos, estableciendo una secuencia cronológica.
Para la empresa PIAR COLOR GUAYANA C. A., será de
importancia cada flujograma, ya que, es un instrumento grafico
para la realización de cada procedimiento y ayuda al
analista a comprender la información de los
procedimientos, permitiendo definir, analizar y solucionar los
problemas con mayor facilidad. Los flujogramas diseñados
se encontraran en el Apéndice B, a continuación se
mostrara solo el de Compra de pinturas y productos para
pintar.
Figura 4. Flujograma de Proceso de
Compra de pinturas y o productos para pintar a
Proveedores.
Fuente: Autor.
6.4. SISTEMA DE INVENTARIO
Para la empresa PIAR COLOR GUAYANA C. A., se deben
proponer una serie de lineamientos que ayuden a mejorar el
sistema de gestión de inventario y almacén de
pinturas y productos para pintar, donde el sistema de periodo
fijo de pedido es el más oportuno, ya que se revisa los
niveles de inventario en intervalos fijos de tiempo y se coloca
pedidos que cubren pintura y/o producto suficiente para que se
recuperar los niveles de inventario.
El sistema de periodo fijo se emplea en intervalos donde
resulte deseable contar físicamente los inventarios en una
base periódica regular. Es importante mencionar que en
situaciones particulares donde no es factible una contabilidad
perenne de inventario, el conteo periódico de los
materiales podría ser el sistema más
práctico.
Una vez que se establece el intervalo de pedido y se
conocen las fechas de revisiones de los inventarios, no es
necesario que se vigile el nivel de inventario hasta la
próxima inspección. Entre estas revisiones se
combina la incertidumbre de la demanda como plazo de entrega para
ofrecer a este sistema un riesgo de faltantes en el
almacén de la empresa, por lo tanto este sistema requiere
de una existencia de seguridad más grande para hacer
frente a este riesgo de faltantes en las pinturas y/o
productos.
En efecto la selección de un punto de pedido de
pinturas y o productos para pintar es decisión clave en el
sistema de periodo fijo de pedido. Se acota que si los productos
se revisan con demasiada frecuencia, los costos anuales de pedido
llegan a alcanzar un exceso, mientras que si se revisan con poca
frecuencia las cantidades de pedidos y los niveles de inventario
serán demasiado elevados y aumentara el riesgo de
faltantes. Por lo tanto el intervalo de tiempo entre revisiones
debe ser tal que los costos anuales de almacenar queden
equilibrados contra los costos anuales a pedir.
El sistema de periodo fijo de pedido se podría
utilizar simultáneamente con el sistema de
reabastecimiento opcional, adecuando cada uno a su
aplicación particular. El sistema de reabastecimiento
opcional al igual que el de periodo fijo de pedido tiene la
característica de revisar los niveles de inventario en un
intervalo de tiempo fijo; este sistema de reabastecimiento
opcional coloca un pedido lo suficientemente grande para llevar
el inventario a la meta superior del mismo. Pero, a diferencia
del sistema de periodo fijo de pedido, a menos que en el momento
de revisión el inventario haya caído por debajo de
cierto nivel mínimo, no se coloca pedido de
reabastecimiento, es decir que este modelo protege contra la
colocación de pedidos muy pequeños y resulta
atractivo cuando los costos de revisión a pedir son muy
grandes.
Conclusiones
Una vez analizados los resultados, se llegaron a las
siguientes conclusiones:
1. PIAR COLOR GUAYANA C. A., lleva un control
obsoleto y de manera manual en lo que refiere al
almacén de las pinturas y productos para
pintar.
2. La empresa no cuenta con un software que
permita llevar un control exacto del inventario al momento de
facturar, ingresar o dar salida a los productos que
ofrecen.
3. El almacén no cuenta con una debida
organización en cuanto a estantería y
distribución de las pinturas y productos para pintar
clasificados.
4. Se realizó un inventario para el
almacén de productos de PIAR COLOR GUAYANA C. A., con
el fin de verificar el estado físico y la cantidad de
los mismos, teniendo como resultado un total de las pinturas
y productos para pintar de 104362 donde 2371 están
descritos en unidades de kilogramo y 3156 en unidades de
metros, con un porcentaje de 98,5% en buen estado y otros en
mal estado de 1,5 %.
5. Se codificaron cada uno de las pinturas y
productos para pintar, dependiendo de sus especificaciones
para facilitar el proceso de futuros inventarios, al igual
que la compra y venta de los mismos.
6. Se elaboro una nueva gestión de
compra y venta de manera que se optimizaran los procesos y
así disminuir las fallas que afectan la eficiencia de
éstos y se realizaron los flujogramas correspondientes
para los diferentes procesos de compra y venta de pinturas y
productos para pintar.7. Se reubicaron los estantes en el
almacén de repuestos para aprovechar de una mejor
manera el espacio físico y así contribuir con
la organización de las pinturas y productos para
pintar.
8. Se formularon lineamientos para un nuevo
control de inventario en el almacén de las pinturas y
productos para pintar de PIAR COLOR GUAYANA C. A., y
así de esta manera optimizar el pedido, en cuanto a la
revisión del estado del inventario, la cantidad y
frecuencia de pedido.
Recomendaciones
En función de los análisis y resultados
obtenidos en este trabajo, se recomienda llevar a cabo las
siguientes acciones para la empresa PIAR COLOR GUAYANA C.
A.:
1. Realizar estudios periódicos de la
vida de las pinturas y productos para pintar que se
encuentran en la estantería del almacén, dado
que estos pueden estar sujetos a obsolescencia o deterioros
muy rápidos, pudiendo incurrir estos en la demanda e
inventario de la empresa.
2. Utilizar la codificación de las
pinturas y productos para pintar, para tener un mayor control
en la ubicación de los mismos en el área de
almacén a la hora de su oferta y despacho.
3. Reorganizar el área de almacén
según lo propuesto con el fin de disminuir las demoras
y mejorar el manejo de las pinturas y productos para
pintar.
4. Aplicar los procedimientos propuestos de
compra y venta para evitar problemas en la empresa y
así ayudar a una mejor gestión en esta
área de la empresa.
5. Proveer información a los empleados
de la empresa PIAR COLOR GUAYANA C. A., sobre los flujogramas
existentes sobre el proceso de compra y venta de la empresa,
con el fin de ayudar a entender de manera más
rápida el mismo.
6. Analizar con más detalle los
inventarios de las pinturas y productos que tengan un valor
más elevado en el inventario de la empresa.
Bibliografía
1. EYSSAUTIER DE LA MORA, Maurice.
Metodología de la Investigación: Desarrollo
de la Inteligencia. (2006). Cengage Learning. 5ta
Edición. México.
2. FEDUPEL. Manual de Trabajos de Grado de
Especialización y Maestría y Tesis
Doctorales. (2006). Vice rectorado de
Investigación y Postgrado UPEL. 4ta Edición.
Venezuela.
3. HURTADO DE BARRERA, Jacqueline. El
Proyecto de Investigación. (2007). Ediciones
SYPAL. 5ta Edición. Venezuela.
4. ROJAS DE NARVÁEZ, Rosa.
Orientaciones Prácticas para la Elaboración
de Informes de Investigación. (1997). Ediciones
UNEXPO. 2da Edición. Venezuela.
5. SABINO, C. Cómo hacer una tesis.
(1987) Caracas: Panafro.
6. SALKIND, Neil J., ESCALONA,
Roberto L., VALDÉS SALMERÓN, Verónica.
Métodos de Investigación. (1998).
Editorial Pearson Education. 3ra Edición.
México.
7. VALERA IBARRA, Rafael. Manual de
Estadística Básica. (1996). Vice rectorado
de Investigación y Postgrado UPEL. 2da Edición.
Venezuela.
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http://www.monografias.com/trabajos6/nove/nove
[Consulta: Agosto 2010].
9. [URL 2] Ley Orgánica
De Prevención, Condiciones Y Medio Ambiente De Trabajo
(Lopcymat) [Página Web en línea].
Disponible
http://www.scribd.com/doc/40418/LEY-ORGANICA-DE-PREVENCION-CONDICIONES-Y-MEDIO-AMBIENTE-DE-TRABAJO-LOPCYMAT
Consulta: Septiembre 2010].
Apéndices
CODIFICACIÓN DE PINTURAS Y
PRODUCTOS PARA PINTAR
En el siguiente apéndice se presentaran todas las
codificaciones para cada grupo y subgrupo que se realizaron para
las pinturas y productos para pintar existentes en el área
de almacén de PIAR COLOR GUAYANA C. A.
PINTURAS
Fondos Dupont
Descripción del producto: FONDO DUPONT 2K
URETHANE PRIMER VS4Descripción de Código: marca del
producto – Tipo de producto – características del
producto.Código: DU-1144S-01
Fondos Aya
Descripción del producto: FONDO ROJO AYA (1/4
GL)Descripción de Código: marca del
producto – Tipo de producto – características del
producto.Código: AYA-350
Dupont
Descripción del producto: PINTURAS DUPONT
PREPARADO AZULDescripción de Código: marca del
producto – Tipo de producto – características del
producto.Código: DU-PREP-16
Solintex
Descripción del producto: PINTURAS SOLINTEX
121 DORADO PRINCESA CAUCHODescripción de Código: marca del
producto – Tipo de producto – características del
producto.Código: SOL-121-05
Vp (Venezolana de Pinturas)
Descripción del producto: PINTURAS VP
COLONIAL 1 GL AMARILLO ORODescripción de Código: marca del
producto – Tipo de producto – características del
producto.Código: VP-COL-141
Tintas
Descripción del producto: TINTAS DUPONT
MASTER TINT 801J BLANCO FUERTE (GALON)Descripción de Código: marca del
producto – Tipo de producto – características del
producto.Código: DU-801J-01
PRODUCTOS PARA PINTAR
Masilla
Plástica
Descripción del producto: MASILLA 3M LIVIANA
DYNATRON XTRA GRIP (GAL)Descripción de Código: Tipo de
producto – características del producto.Código: 3M-MAS-020.
Acopladores
Descripción del producto: ACOPLADORES PIKASO
MA006Descripción de Código: Tipo de
producto – características del producto.Código: ACO-01
Brasso Pulitura
Descripción del producto: BRASSO
PULITURADescripción de Código: Tipo de
producto – características del producto.Código: BRA-01
Cemento de Contacto
Descripción del producto: CEMENTO DE CONTACTO
BELL POWDescripción de Código: Tipo de
producto – características del producto.Código: CEM-01
Cuero De Gamuza
Descripción del producto: CUERO DE GAMUSA DR
CAREDescripción de Código: Tipo de
producto – características del producto.Código: CUE-01
Embases Plástico P/Pistola De
Gravedad
Descripción del producto: EMBASES PLASTICO
P/PISTOLA DE GRAVEDADDescripción de Código: Tipo de
producto – características del producto.Código: ENV-002
Martillo Latonero
P/Cuadrado
Descripción del producto: MARTILLO LATONERO
P/CUADRADODescripción de Código: Tipo de
producto – características del producto.Código: MAR-01
Martillo Latonero
P/Cincel
Descripción del producto: MARTILLO LATONERO
P/CINCELDescripción de Código: Tipo de
producto – características del producto.Código: MAR-02
Martillo Latonero P
Pico
Mazo De Goma
Descripción del producto: MAZO DE GOMA 452
GRSDescripción de Código: Tipo de
producto – características del producto.Código: MAR-04
Mecha Irwin
Descripción del producto: MECHA IRWIN HSS
1/8"Descripción de Código: Tipo de
producto – características del producto.Código: MEC-355
Pega Loka
Descripción del producto: PEGA
LOKADescripción de Código: Tipo de
producto – características del producto.Código: PEG-01
Acero Plástico 35 Grs
Soldimix
Descripción del producto: ACERO PLASTICO 35
GRS SOLDIMIXDescripción de Código: Tipo de
producto – características del producto.Código: SOL-102
Taco de Goma Negro Para
Latonero
Descripción del producto: TACO DE GOMA NEGRO
PARA LATONERO C/CLAVODescripción de Código: Tipo de
producto – características del producto.Código: TAC-01
Tirro Multifranjas
Descripción del producto: TIRRO
MULTIFRANJASSDescripción de Código: Tipo de
producto – características del producto.Código: TIR-FRAN-06
Tornillos
Descripción del producto: TORNILLO AUT ESTRIA
PAN 6X1Descripción de Código: Tipo de
producto – características del producto.Código: TOR-230
Adhesivo P/Plásticos Y
Emblemas
Descripción del producto: ADHESIVO 3M
P/PLASTICOS Y EMBLEMAS 8061Descripción de Código: marca del
producto – Tipo de producto – características del
producto.Código: 3M-ADH-020
Lija
Descripción del producto: LIJA 3M 40 0.5
MTRSDescripción de Código: marca del
producto – Tipo de producto – características del
producto.Código: 3M-LIJ-04
Pañito Gomoso
Descripción del producto: PAÑITO
GOMOSO 3MDescripción de Código: marca del
producto – Tipo de producto – características del
producto.Código: 3M-PAÑ-01
Mopa Negra De Espuma
Descripción del producto: MOPA NEGRA DE
ESPUMADescripción de Código: marca del
producto – Tipo de producto – características del
producto.Código: 3M-RAC-310
Restaurador P/Cauchos
Descripción del producto: RESTAURADOR
P/CAUCHOS (16 OZ)Descripción de Código: marca del
producto – Tipo de producto – características del
producto.Código: 3M-RES-065
Ceras
Descripción del producto: CERA RAPIDA (QUICK
WAX) 16 OZDescripción de Código: marca del
producto – Tipo de producto – características del
producto.Código: 3M-RES-110
Shampoo para carros
Descripción del producto: SHAMPOO P/AUTOS
C/RESALTADOR (1LT)Descripción de Código: marca del
producto – Tipo de producto – características del
producto.Código: 3M-CHA-037
Body Schutz
Descripción del producto: BODY SCHUTZ (1LT)
3MDescripción de Código: marca del
producto – Tipo de producto – características del
producto.Código: 3M-ASF-010
Anticorrosivo
Underseal
Descripción del producto: ANTICORROSIVO
UNDERSEAL (GALON) 3MDescripción de Código: marca del
producto – Tipo de producto – características del
producto.Código: 3M-ASF-025
Lacas
Descripción del producto: LACA ANTICORROSIVA
GRIS 10 ONZDescripción de Código: Tipo de
producto – características del producto.Código: SPR-054
Algodón Para
Pulir
Descripción del producto: ALGODON DE PRIMERA
PARA PULIRDescripción de Código: Tipo de
producto – características del producto.Código: ALG-01
Estopa
Descripción del producto: ESTOPA (1
KG)Descripción de Código: Tipo de
producto – características del producto.Código: EST-01
Silicón
Descripción del producto: SILICON BLANCO
CARTUCHO 300 ML PERMAFLEXDescripción de Código: Tipo de
producto – características del producto.Código: SIL-025
EQUIPOS PARA PINTAR
Juego De Bandeja para
Pintar
Descripción del producto: JGO DE BANDEJA
P/PINTAR 3 PZAS RADIANTDescripción de Código: Tipo de
producto – características del producto.Código: ROD-01
Cepillo De Alambre
Descripción del producto: CEPILLO DE ALAMBRE
CEBRADescripción de Código: Tipo de
producto – características del producto.Código: CEP-01
Pinceles
Descripción del producto: PINCEL CEB PUNTA
PLANO N10Descripción de Código: Tipo de
producto – características del producto.Código: PIN-152
Brochas
Descripción del producto: BROCHA NUEVA HOGAR
1" (AMARILLA)Descripción de Código: Tipo de
producto – características del producto.Código: BRO-036
Rodillo Goma Espuma
Amarilla
Descripción del producto: FUNDA GOMA ESPUMA
LISA 9" CEBRADescripción de Código: Tipo de
producto – características del producto.Código: ROD-031
Pistola Profesional
Descripción del producto: PISTOLA DE GRAVEDAD
PROFESIONALDescripción de Código: Tipo de
producto – características del producto.Código: PIS-07
Mascarilla
Descripción del producto: MASCARILLA 30
3MDescripción de Código: Tipo de
producto – características del producto.Código: 3M-MAS-01
Pulidora
Descripción del producto: PULIDORA
DEWALTDescripción de Código: Tipo de
producto – características del producto.Código: PUL-010
Esmeriles
Descripción del producto: ESMERIL 4.1/2 750W
11000 RPM BLACK & DECKERDescripción de Código: Tipo de
producto – características del producto.Código: ESM-01
Espátula
Descripción del producto: ESPATULA DE GOMA
NEGRADescripción de Código: Tipo de
producto – características del producto.Código: ESP-022
FERRETERÍA
Alicates
Descripción del producto: ALICATE DE
COMBINMACIÓN 8 B&DDescripción de Código: Tipo de
producto – características del producto.Código: ALI-02
Destornilladores
Descripción del producto: DESTORNILLADOR
PHILLIPS 1X6Descripción de Código: Tipo de
producto – características del producto.Código: DES-16
Llave Combinadas
Descripción del producto: LLAVE COMBINADA
10MM PROF B&DDescripción de Código: Tipo de
producto – características del producto.Código: LLAVE-10 MM
Arco De Segueta
Descripción del producto: ARCO DE SEGUETA 12"
B&DDescripción de Código: Tipo de
producto – características del producto.Código: SEG-02
Taladro Percutor
Descripción del producto: TALADRO PERCUTOR
3/8 2V B&DDescripción de Código: Tipo de
producto – características del producto.Código: TAL-03
Limas
Descripción del producto: LIMA TRIANGULAR 8"
BVDescripción de Código: Tipo de
producto – características del producto.Código: LIMA-604
Gato Power de 10
Toneladas
Descripción del producto: GATO POWER DE 10
TONELADAS FERMETALDescripción de Código: Tipo de
producto – características del producto.Código: GAT-12
Electrodos
Descripción del producto: ELECTRODO 6013
3/32" LINCOLNDescripción de Código: Tipo de
producto – características del producto.Código: ELE-032
DEDICATORIA
A Dios y a todos mis santos por darme la oportunidad y
la dicha de alcanzar con éxito una de mis
metas.
A mi Madre Sonia Muñoz por
haberme dado la vida y por darme su apoyo incondicional y haber
realizado muchos sacrificios por mi para lograr con
satisfacción este objetivo y muchos otros que he
logrado.
A mi viejito loco Omar Velásquez
por darme la vida y por darme la bendecirme de ser su hija, y
sé que desde el cielo está feliz por este logro que
es suyo, ya que, hizo todo lo posible para que su hija fuese hoy
Ingeniera.
A mi madrina Glenia Bolívar por
guiarme y orientarme hacia esta meta.
A Alexis Laya por ser un súper
especial en mi vida y sobre todo por el cariño,
comprensión y apoyo que me ha brindado en todo este
tiempo.
A mis hermanos Zully, José G., Melitza,
Ecuaris (mili), Mardison por ser parte fundamental de mi
vida.
A mis sobrinos Amalis, Gilberto, Antonella y
aranza que son unos seres maravillosos que llegaron a mi
vida para llenarme de alegría por siempre y para
siempre.
Marjiore
Velásquez
AGRADECIMIENTOS
A Dios, gracias por la vida que me regalaste y en la que
no me has dejado solo por ningún motivo, gracias por todo
mi Dios.
Manifiesto mi agradecimiento a todas aquellas personas
que de una u otra manera hicieron posible la realización
de la presente investigación en especial al los ingenieros
Andrés Blanco y Daniel Fernández por brindarme un
poco de su tiempo en donde me asesoraron con el aporte de
conocimientos prácticos y me guiaron con una excelente
disposición.
De igual manera manifiesto gratitud a la empresa Piar
Color Guayana por brindarme la oportunidad de formar parte de su
familia durante la realización de esta
pasantía.
A todas mis amigas y amigos por ofrecerme su amistad
sincera.
A la, Universidad Nacional Experimental
Politécnica "Antonio José de Sucre" (UNEXPO), y
todos los profesores que han servido en mi formación
académica, gracias a Ustedes.
Marjiore
Velásquez
Autor:
Marjiore Velásquez
Tutor Académico: Ing.
Andrés Blanco
Tutor Industrial: Ing. Daniel
Fernández
Enviado por:
Iván José Turmero
Astros
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL
POLITÉCNICA "ANTONIO JOSÉ DE SUCRE" VICE –
RECTORADO PUERTO ORDAZ
DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA
INDUSTRIAL
PRÁCTICA PROFESIONAL
Fecha: Febrero 2011
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